Вступ
У компанії є веб-сайт, форма заявки та електронна пошта на власному домені. Власник бачить кліки, іноді бачить, що форму відправляють, але частина листів не надходить. Співробітники можуть надсилати листи клієнтам, але відповіді потрапляють у спам або взагалі не доходять.
Проблема полягає в тому, що вона часто виглядає «невизначеною». Одному клієнту лист надійшов, іншому — ні. В одній поштовій системі все гаразд, в іншій домен позначається як підозрілий. Тому тут важливо перевіряти не лише поштову скриньку, а й усю схему доставки.
Що перевіряється
- MX: який сервіс фактично приймає вхідну пошту;
- SPF: які сервери мають право надсилати листи від імені домену;
- DKIM: чи підписуються вихідні листи;
- DMARC: як одержувачі повинні реагувати на підозрілі листи;
- SMTP: через що сайт надсилає запити;
- форми сайту: чи відправляється лист, яку відповідь повертає сервер;
- логістика доставки: де саме лист губиться;
- конфлікт сервісів: коли домен одночасно «по частинах» налаштований у різних місцях.
Хід робіт
Спочатку перевіряється DNS: які записи опубліковано та чи відповідають вони фактичному поштовому сервісу. Часто трапляється така ситуація: домен перенесли, сайт оновили, форму підключили окремо, а старі записи залишилися. У результаті частина листів надсилається від імені домену без належної авторизації.
Потім окремо перевіряються вхідна та вихідна пошта. Вхідна пошта відповідає на питання, куди надходять листи. Вихідна — чи має сервер право надсилати листи від імені домену та чи правильно вони підписуються.
Форми на сайті перевіряються окремо. Форма може показувати «успішно надіслано», хоча лист не прийнято SMTP-сервером або відхилено одержувачем. Тому важливо перевіряти не лише інтерфейс сайту, а й фактичну доставку.
Що вважається нормальним результатом
Після внесення виправлень має бути зрозуміла схема:
- який сервіс приймає вхідні листи;
- який сервіс надсилає листи співробітникам;
- як сайт надсилає заявки;
- які записи SPF/DKIM/DMARC відповідають за це;
- де переглянути помилки доставки;
- що не можна змінювати без повторної перевірки.
Висновок
Пошта — це частина продажів, а не другорядна технічна дрібниця. Якщо заявки губляться, бізнес може навіть не знати, скільки клієнтів не дійшло до менеджера. Звичайне завдання щодо електронної пошти завершується не одним DNS-записом, а зрозумілою та перевіреною схемою доставки.